Entrevista a Valeria Ayala, Asistente Virtual Freelance

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¿Qué es una Asistente Virtual o Secretaria Virtual? Valeria Ayala es una veterana en ésta profesión. Valeria supo ver una oportunidad de negoción en este campo, como buena emprendedora, y ahora se gana la vida como Asistente Virtual Freelance.  

1-      ¿Qué te llevó a ser freelance? Mi interés por la asistencia virtual nació en el año 1999. Me iniciaba para asistente junior en una organización cuando comencé a preguntarme por qué razón se trabajaba todo el tiempo en la oficina. Sabía que muchas tareas podían planearse y ejecutarse desde otro lugar. En ese momento trabaja en un centro de información y documentación especializado en negocios. Mi función principal era asistir a la gerente, y buscar información para empresas, profesores y ejecutivos de esas empresas. Buscaba información relevante sobre negocios, lo cual me permitía, estar siempre al tanto de las nuevas tendencias en Management. Pero esta  tarea de investigación, también podía realizarse de manera remota. En todos los casos, lo principal era que uno supiera cómo realizar el trabajo y mostrar los resultados. Así fue como me surgió la pregunta: ¿Quién ya se estaba dedicando a brindar asistencia a empresas y profesionales como un negocio? Seguí con la incógnita, hasta que un día leí una nota de una revista norteamericana, sobre la asistencia virtual, descubrí que en USA las asistentes virtuales que trabajan para otras personas y empresas desde sus casas u oficinas. Y en su gran mayoría eran excelentes asistentes, muy formadas y muy profesionales. Cuando terminé la carrera universitaria de administración de empresas y ya con mucha experiencia en marketing, comunicación y con personal a cargo, me di cuenta que era el momento de retomar ese sueño. Decidí a crear mi propia empresa de asistencia virtual, pero brindando servicios de asistencia no sólo de secretariado, sino como mano derecha de emprendedores, profesionales independientes (por lo general coachs, conferencistas) y pymes que prefieren delegar en una asistente con mucha experiencia para rentabilizar sus negocios.   2-      ¿Cómo captaste a tus primeros clientes? ¿Qué estrategias utilizas para darte a conocer? Mis primeros clientes ya me conocían de la Escuela de Negocios en donde trabajé. En su mayoría formadores que necesitaban una persona que se ocupara del marketing de sus consultoras y su marketing personal. Las acciones que me generan nuevos prospectos son artículos en mi blog y la viralización en redes sociales, videotutoriales en Youtube, Mi Fan Page en facebook, participar en grupos y el grupo que yo funde y que gestiono en LinkedIn (Facilitadores e Instructores). Además, en el mundo offline participar en reuniones de networking siempre me ha traído un nuevos clientes.   3-      ¿Qué herramientas usas para trabajar (sistemas, programas…)? Utilizo 2 ordenadores de escritorio, y un portátil para poder trabajar desde cualquier lugar en donde esté. Cuentas e-mail sincronizadas en ordenadores y móvil es importante. Para la comunicación móvil utilizo la aplicación Whatsapp también. Además tengo un disco duro portátil con gran capacidad para los traslados. Mis sitios y los sitios que creo para mis clientes estan creados en Wordpress, para administrarlos utilizo Filezilla y Google Analytics. Para los servicios deCommunity Manager, utilizo Hootsuite Pro, Socialoomph y otras aplicaciones web para la gestión de redes sociales. Las piezas de diseño y piezas en html como newsletters los creo con el paquete de programas de Adobe (Illustrator, Photoshop, DreamWeaver). Existen en el mercado infinidad de servicios y plataformas on line para trabajar con una asistente virtual, algunos de los que utilizo: Las reuniones virtuales con mis clientes las realizo utilizando Skype. Compartir capturas de pantalla. Videotutoriales privados con Jing. Acceso remoto y asistencia a través de internet con TeamViewer. Comparto archivos on line con los clientes con Dropbox. Gestión de proyectos + Control del tiempo + Facturación con Paymo o FreshBooks. Edición de videos, imagenes y audio. Videotutoriales con Camtasia.   4-      ¿Qué herramientas de administración y organización utilizas para conseguir mayor productividad en tu día a día? Como casi no uso papel, Evernote lo elijo para las notas y orden de tareas.  MindMeister como soft gestión de ideas + mapas mentales. Audacity para grabar mis notas de voz para clientes, porque hay clientes que es preferible enviarle una nota de voz antes que escribir mails muy largos. Mi movil y mi agenda en el Calendar de Google.   5-      ¿Cuál es tu lugar de trabajo? Trabajo en mi casa, tengo montada mi oficina allí con todas las comodidades necesarias. También me gusta trabajar desde algún café, especialmente cuando se trata de alguna tarea creativa.   6-      ¿Qué ventajas crees que tienes como asistente virtual freelance frente a una asistente que trabaja en una oficina? La asistencia virtual te brinda mayor libertad para manejar tus tiempos y puedes trabajar desde cualquier lugar del mundo con simplemente estar conectado a internet. A las asistentes virtuales nos gusta trabajar por objetivos y hacerlo bajo relación de dependencia implica algunas veces una rutina en las tareas que en la modalidad freelance no existe. Lo mejor es la libertad para trabajar desde cualquier lugar del mundo. La mentalidad de una asistente virtual es emprendedora. Su motor es el resultado de trabajo bien hecho. La asistente organiza sus tareas  y gestiona el tiempo para poder cumplir con los requerimientos de sus clientes. Disfruta cuando confian en ella, y en el resultado de su trabajo.   7-      ¿Te planteas ésta forma de trabajo de cara al futuro? Si, la asistente virtual empresarial se transformará en un perfil muy buscado por las empresas y profesionales independientes. Cada vez son más los que buscan la eficiencia por sobre toda las cosas al elegir el personal para sus equipos de trabajo. Una asistente virtual profesional empresarial sabe de negocios y entiende de gestión de proyectos y tecnología,  igual o más que sus clientes, por lo tanto, se convierte en una mano derecha para la dirección empresas. Creo que las asistente virtuales más formadas en administración, tecnología, gestión de proyectos y marketing muy pronto nos convertiremos en Managers de negocios on line.   8-      ¿Tienes contactos con otros freelancers de tu profesión? ¿Y con freelancers de otros campos (diseño, redacción…)? Sí, soy una asistente virtual certificada por Bureau Red, la primera y única Red de asistentes virtuales certificadas de habla hispana. Colaboramos entre todas en un grupo privado para conocer novedades, advertir tendencias, determinar y hacer respetar el código de Ética del que somos parte: http://www.bureaured.com/ETICA.html. Además me contacto en otros grupos de networking con emprendedores como yo y tenemos mucho en común.   9-      ¿Qué le aconsejarías a los futuros freelancers? Tener un sitio que los represente muy bien, que sea una muy buena carta de presentación. Subir sus servicios a muchos sitios, directorios y portales como Subelo.com Aprender a organizarse, si es necesario tomar un curso. Delegar en otros freelancers lo que no es su fuerte. Dejar tiempo para el ocio y el disfrute. Planificar su estrategia para conseguir nuevos clientes, y siempre formalizar  con ellos como lo hacen las grandes empresas: mantener acuerdos escritos y fidelizarlos con acciones de marketing.   10-  ¿Qué haces para desconectar del trabajo? Hago actividad física, salgo a caminar. También tomo clases de otras de mis pasiones: cantar y bailar. En lo social, me encuentro con amigos, visitar a mis familiares. Siempre alguna salida que no tenga que ver con la computadora ni con el trabajo.   Entrevista a Daniel Costas, Desarrollador Web Freelance Entrevista a Carlos Valdés, Locutor Profesional Freelancer Entrevista a Jota, Diseñador Gráfico Freelance

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