Cuándo y cómo evitar reuniones

Odio, odio, odio perder el tiempo.   Y en la parte superior de mi lista de muerte de las cosas que hacen perder mi tiempo están las reuniones. No estoy en contra del acto de reunión pues hay un montón de veces en que las reuniones son la mejor manera de comunicarse (como, colaborar sobre estrategias comerciales y planes de acción o lluvia de ideas -brainstorming- sobre un nuevo producto o servicio). Lo que realmente me molesta de las reuniones es que ocupan mi agenda y cortan mi ritmo de trabajo. El tiempo previo a una reunión es nada menos que tiempo muerto habida cuenta que ya sea por Skype o en persona siempre hay esa comunicación informal que te hace perder tiempo o el que siempre llega tarde. Del mismo modo, no puedo volver a lo que estaba haciendo. El cambio de contexto toma tiempo y energía mental, y puede tomar generalmente de 15 minutos a una hora para volver a coger el ritmo (realista, sin embargo, no puedo volver al ritmo. Conclusión: El resto del día se dispara). La primera vez que empecé a pensar en el verdadero costo de las reuniones hace unos años fue cuando empecé a valorar mi tiempo en dinero. A partir de aquí hice lo mismo con todos mis compañeros de trabajo, y al finalizar la semana, tras más de 4 reuniones, les hice un análisis del coste total en función del coste/hora del trabajador y el total de distracciones, reuniones que empezaban 15 minutos tarde debido a algún retrasado… El coste que mostré a mis compañeros era prácticamente el de una nómina mensual. Todavía recuerdo las risas y el ‘no seas exagerado que no hay para tanto’. A la semana siguiente en un comité de dirección de 8 personas el retraso inicial fue de 12 minutos debido a que una persona estaba teniendo una conversación personal por teléfono (me aseguré de que no fuera algo urgente o grave) y que supuso que 7 personas estuviéramos 12 minutos parados (7x12=84 minutos = a 50 USD). Le pedí a la persona que sin motivo nos había hecho empezar tarde que dejara un billete por ese valor encima de la mesa y que hasta que no lo hiciéramos no empezaría la reunión. En ese momento ya nadie reía… Posteriormente le expliqué que lo que había hecho era falta de ética y egoísmo, pues seguramente ese día todos tendríamos 12 minutos menos de tiempo libre al salir del trabajo porqué la reunión terminaría más tarde. Una buena técnica para evitar que estos casos se repitan. El otro despilfarro en materia de reuniones son aquellas reuniones que acaban sin deberes para la gente. Una reunión sin ‘deberes’ es un fracaso o algún tipo de aprendizaje por parte de los asistentes, significa que no tenía sentido de haber sido convocada. Lamentablemente el volumen de reuniones sin un objetivo concreto o un plan de acción saliente de esta es todavía demasiado alto. Una buena técnica para que la reunión sea productiva es poner un tiempo limitado a la reunión y dejar claro que los últimos 5 minutos se dedicarán a repasar lo acordado o aprendido. Por último, la convocatoria de asistentes a una reunión merece una reflexión antes de ser ejercitada por parte del convocante. Son muchas las reuniones en dónde hay gente que no pinta nada. Ante tal tesitura os animo a abandonar o no participar en aquellas reuniones en las que vuestra presencia no es necesaria (que son muchas si os lo preguntáis cada vez que vayáis a asistir en estas). Seguro que muchos al leer este post estáis pensando que os ha pasado muchas veces y que es injusto que otros jueguen con vuestro tiempo. Os animo a hacer ver a vuestros compañeros que deben mejorar en su gestión del tiempo para que no os afecte (a veces no es egoísmo, es simplemente que no se enteran y no hay mala fe… pero qué digo… me da igual, si juegan con mi tiempo por norma es egoísmo, ¡y punto!), pero recordar que para que funcione de verdad hay que predicar con el ejemplo!